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PROCEDIMIENTO | ||
| Título: Mantenimiento: Elaboración y Ejecución del Plan de Mantenimiento Escolar | |||
| Código: CD-PD-007 | Resolución: 2488 Fecha: 19/Oct/2009 |
Versión: 2 | |
I. OBJETIVO
Definir las actividades de planeación, ejecución y supervisión del plan de mantenimiento escolar de los colegios distritales, cuidando que cumplan con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, propiciando una mejoría en la calidad, funcionamiento, durabilidad y seguridad escolar.
II. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los colegios oficiales distritales. Este procedimiento inicia con la consulta en la base de datos de las plantas físicas de los colegios y finaliza con el archivo de la documentación generada.
III. USUARIOS
| DEPENDENCIA | CARGO |
| DIRECCIÓN DE CONSTRUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS | PROFESIONAL |
| OFICINA DE PRESUPUESTO | PROFESIONAL |
| COLEGIOS DISTRITALES | FUNCIONARIOS DEL AREA |
| DIRECCIÓN LOCAL DE EDUCACIÓN | DIRECTOR TÉCNICO |
IV. PRODUCTO O SERVICIO
V. DEFINICIONES
VI. BASE LEGAL
Resolución 8834 de 2001
Ley 115 de 1994
Decreto 1857 de 1994
Resolución 2070 de 2007
Resoluciones vigentes sobre el tema
Ley 115 de 1994
Decreto 1857 de 1994
Resolución 2070 de 2007
Resoluciones vigentes sobre el tema
VII. DIAGRAMA DE FLUJO
VIII. EXPLICACION
1. CONSULTA BD DE LAS PLANTAS FISICAS DE COLEGIOS PARA IDENTIFICAR INFORMACION
El profesional DCC (Nivel Central) consulta la base de datos del inventario de plantas físicas para incluir la localización del colegio en la ficha M-100 y consigna la información requerida de acuerdo a lo descrito en el Manual de Uso, Conservación y Mantenimiento de los Colegios de la Secretaría de Educación del Distrito. Se debe incluir la información sobre los elementos determinantes para la implementación del PME, acerca de las áreas, capacidad, antigüedad, jornadas, etc. La ficha M -100 será firmada por el Gestor Territorial, el Rector del Colegio y el Director Local de Educación, como responsables de la información consignada.
2. GENERA INFORME SOBRE PLANTAS FISICAS DE COLEGIOS Y ENVIA A PRESUPUESTO
El profesional del DCC elabora informe sobre las plantas físicas del colegio detallando los tipos de mantenimiento requeridos y el diagnóstico de necesidades, el cual será el soporte de la ejecución de las labores de mantenimiento, registrando los resultados en la ficha M-200 y M-300.
Dicha actividad consiste en efectuar un barrido de todas las actividades de obra posibles, que se presenten en todos los bloques o edificios del colegio, asignar calificación en porcentajes de acuerdo a criterios previamente establecidos en el Manual de Uso, Conservación y Mantenimiento de los Colegios de la Secretaría de Educación del Distrito con el fin de que el informe sea ajustada estrictamente a la realidad.
De igual forma analiza la situación del colegio en relación con el mantenimiento global de sus bloques registrando los resultados en la ficha M-400. EL profesional del DCC con base en la información de las fichas anteriores realiza el plan de mantenimiento escolar con la priorización de las actividades de mantenimiento a realizar a lo largo del año, iniciando por la de mayor prioridad y teniendo en cuenta la disponibilidad de los giros de fondos docentes. El profesional DCC elabora un cuadro guía de actividades a desarrollar, su alcance, cantidades aproximadas y valor estimado, esta información la puede consultar el Rector(a) como guía de precios más utilizados en lo referente al mantenimiento en página Web.
El profesional del DCC contacta al(a) Rector(a), le enseña la ficha M-400 y explica el estado general del colegio, la priorización de los trabajos a realizar y le solicita la firma en el documento. El Rector entrega las fichas y el perfil gráfico al Director Local de Educación, para su visto bueno. Definido lo anterior el profesional del DCC envía con un oficio al colegio, el Plan de Mantenimiento Escolar con copia a la DDC del archivo digital actualizado.
De acuerdo a los anteriores análisis y diagnósticos en donde se representa el perfil de mantenimiento de cada colegio y el cual servirá para tener un presupuesto en los trabajos del colegio se envía a la Oficina de Presupuesto.
3. CÁLCULO Y ASIGNACIÓN DE LOS FONDOS DE REPOSICION OPP- PD 014
Procedimiento predeterminado de la Oficina de Presupuesto, en el que se detallan las actividades para realizar el cálculo y asignación de los Fondos de Reposición a las Instituciones Educativas Distritales.
4. REALIZA DIAGNOSTICO DE INSTALACIONES Y DOTACIONES DEL COLEGIO Y GENERA INFORME
El Comité de Mantenimiento Institucional efectúa la evaluación diagnóstica del estado en que se encuentran las instalaciones y dotaciones del plantel.
Este diagnóstico debe ser realizado conjuntamente con la DCC y los rectores, quienes periódicamente, inspeccionan todas las áreas y equipos del edificio y detectar las condiciones de riesgo en que puedan afectar a la comunidad educativa o a los bienes del colegio.
Este Informe evaluativo anual servirá de insumo para elaborar el Plan de Mantenimiento Escolar de la siguiente vigencia.
Así mismo el Comité de Mantenimiento reporta los daños o deterioros presentados en los colegios cuando son por deterioro o inestabilidad por mala ejecución de obras, daños por siniestros o deterioro por uso cotidiano y mal uso con el fin de determinar las acciones a seguir por parte de los rectores de los colegios oficiales de Bogotá.
5. ELABORA Y/O MODIFICA PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR
El Rector elabora y/o Modifica el PME, teniendo en cuenta la evaluación diagnóstica realizada por el Comité de Mantenimiento en donde establecen las prioridades en cuanto a los trabajos de reparación, en caso de presentarse dos o más fallas simultáneas no previstas en los planes.
6. REVISA EL PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR
El Comité de Mantenimiento Institucional revisa y evalúa el PME.
7. ¿APRUEBA PME?
Si el PME es aprobado por el Comité de Mantenimiento, el procedimiento continúa con la siguiente actividad, de lo contrario envía al rector el PME y continúa con la actividad No 5.
8. DIVULGA PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR
El Rector divulga el PME aprobado.
9. EJECUTA MANTENIMIENTO SEGÚN PME
La Unidad Operativa del Comité de Mantenimiento inicia la ejecución del mantenimiento según lo establecido en el PME.
10. ¿MANTENIMIENTO PREDICTIVO Y/O PREVENTIVO?
Si el tipo de mantenimiento a realizar es predictivo el procedimiento continúa en la siguiente actividad, de lo contrario continua en la actividad No. 12.
11. ¿NECESITA MODIFICAR ESTRUCTURA DEL COLEGIO?
Si durante la ejecución del mantenimiento se identifica la necesidad de modificar la estructura del colegio por deterioro o inestabilidad por mala ejecución de obras, daños por siniestros, o un requerimiento por Mantenimiento Correctivo el Rector envía a la DCC la solicitud de mantenimiento a través de la Web de la SED en el link habilitado para reportar estos daños. De lo contrario el procedimiento continúa en la actividad No. 13.
12. ¿REQUIERE OTRO TIPO DE MANTENIMIENTO INMEDIATO?
Si se requiere otro tipo de mantenimiento inmediato ocasionados por daños, por siniestros ocasionados por fenómenos de la naturaleza como vendavales, terremotos, inundaciones, deslizamientos, avalanchas etc., que afecte la prestación del servicio en el colegio el procedimiento continua en la siguiente actividad, de lo contrario continua en la actividad No.14
13. ¿REQUIERE ADQUISICIÓN DE BIEN O SERVICIO?
Si durante la ejecución del mantenimiento se determina que es necesario el reemplazo parcial o total de un elemento defectuoso, inútil u obsoleto y/o un servicio continúa en la actividad No.15 de lo contrario continua con la actividad No 16.
14. VISITA A LOS COLEGIOS DISTRITALES DCC-PD-015
Procedimiento predeterminado de la Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos, el procedimiento continúa con la actividad No 16.
15. MANEJO FSE: EJECUCION DE UN GASTO CD-PD-004
Procedimiento Predeterminado de los Colegios Distritales.
16. ELABORA INFORME EVALUATIVO ANUAL PARA ACTUALIZACION DEL PME
La Unidad Operativa del Comité de Mantenimiento elabora el Informe Evaluativo Anual en donde consolida la información y actualiza el nivel de deterioro de los colegios, esta información es insumo para retroalimentar el Plan de Mantenimiento Escolar, con el fin de plantear nuevas estrategias, asignar nuevos roles, y proponer la modificación de procesos, si así se requiere buscando optimizar el plan.
17. TRAMITA ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA
El Rector recopila los informes, planillas de control, solicitudes de material y de presupuestos y mantiene actualizado:
Control de trabajos contratados
Hojas de servicio de equipos
Registro contable
Ficha ocupacional de los miembros de la comunidad que colaboran en actividades de mantenimiento
Inventario de bienes
Planos del proyecto original y de las ampliaciones o modificaciones
Facturas y garantías de equipos
Instalaciones
Obras realizadas
Manuales de operación de los equipos que existen en la edificación escolar
El profesional DCC (Nivel Central) consulta la base de datos del inventario de plantas físicas para incluir la localización del colegio en la ficha M-100 y consigna la información requerida de acuerdo a lo descrito en el Manual de Uso, Conservación y Mantenimiento de los Colegios de la Secretaría de Educación del Distrito. Se debe incluir la información sobre los elementos determinantes para la implementación del PME, acerca de las áreas, capacidad, antigüedad, jornadas, etc. La ficha M -100 será firmada por el Gestor Territorial, el Rector del Colegio y el Director Local de Educación, como responsables de la información consignada.
2. GENERA INFORME SOBRE PLANTAS FISICAS DE COLEGIOS Y ENVIA A PRESUPUESTO
El profesional del DCC elabora informe sobre las plantas físicas del colegio detallando los tipos de mantenimiento requeridos y el diagnóstico de necesidades, el cual será el soporte de la ejecución de las labores de mantenimiento, registrando los resultados en la ficha M-200 y M-300.
Dicha actividad consiste en efectuar un barrido de todas las actividades de obra posibles, que se presenten en todos los bloques o edificios del colegio, asignar calificación en porcentajes de acuerdo a criterios previamente establecidos en el Manual de Uso, Conservación y Mantenimiento de los Colegios de la Secretaría de Educación del Distrito con el fin de que el informe sea ajustada estrictamente a la realidad.
De igual forma analiza la situación del colegio en relación con el mantenimiento global de sus bloques registrando los resultados en la ficha M-400. EL profesional del DCC con base en la información de las fichas anteriores realiza el plan de mantenimiento escolar con la priorización de las actividades de mantenimiento a realizar a lo largo del año, iniciando por la de mayor prioridad y teniendo en cuenta la disponibilidad de los giros de fondos docentes. El profesional DCC elabora un cuadro guía de actividades a desarrollar, su alcance, cantidades aproximadas y valor estimado, esta información la puede consultar el Rector(a) como guía de precios más utilizados en lo referente al mantenimiento en página Web.
El profesional del DCC contacta al(a) Rector(a), le enseña la ficha M-400 y explica el estado general del colegio, la priorización de los trabajos a realizar y le solicita la firma en el documento. El Rector entrega las fichas y el perfil gráfico al Director Local de Educación, para su visto bueno. Definido lo anterior el profesional del DCC envía con un oficio al colegio, el Plan de Mantenimiento Escolar con copia a la DDC del archivo digital actualizado.
De acuerdo a los anteriores análisis y diagnósticos en donde se representa el perfil de mantenimiento de cada colegio y el cual servirá para tener un presupuesto en los trabajos del colegio se envía a la Oficina de Presupuesto.
3. CÁLCULO Y ASIGNACIÓN DE LOS FONDOS DE REPOSICION OPP- PD 014
Procedimiento predeterminado de la Oficina de Presupuesto, en el que se detallan las actividades para realizar el cálculo y asignación de los Fondos de Reposición a las Instituciones Educativas Distritales.
4. REALIZA DIAGNOSTICO DE INSTALACIONES Y DOTACIONES DEL COLEGIO Y GENERA INFORME
El Comité de Mantenimiento Institucional efectúa la evaluación diagnóstica del estado en que se encuentran las instalaciones y dotaciones del plantel.
Este diagnóstico debe ser realizado conjuntamente con la DCC y los rectores, quienes periódicamente, inspeccionan todas las áreas y equipos del edificio y detectar las condiciones de riesgo en que puedan afectar a la comunidad educativa o a los bienes del colegio.
Este Informe evaluativo anual servirá de insumo para elaborar el Plan de Mantenimiento Escolar de la siguiente vigencia.
Así mismo el Comité de Mantenimiento reporta los daños o deterioros presentados en los colegios cuando son por deterioro o inestabilidad por mala ejecución de obras, daños por siniestros o deterioro por uso cotidiano y mal uso con el fin de determinar las acciones a seguir por parte de los rectores de los colegios oficiales de Bogotá.
5. ELABORA Y/O MODIFICA PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR
El Rector elabora y/o Modifica el PME, teniendo en cuenta la evaluación diagnóstica realizada por el Comité de Mantenimiento en donde establecen las prioridades en cuanto a los trabajos de reparación, en caso de presentarse dos o más fallas simultáneas no previstas en los planes.
6. REVISA EL PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR
El Comité de Mantenimiento Institucional revisa y evalúa el PME.
7. ¿APRUEBA PME?
Si el PME es aprobado por el Comité de Mantenimiento, el procedimiento continúa con la siguiente actividad, de lo contrario envía al rector el PME y continúa con la actividad No 5.
8. DIVULGA PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR
El Rector divulga el PME aprobado.
9. EJECUTA MANTENIMIENTO SEGÚN PME
La Unidad Operativa del Comité de Mantenimiento inicia la ejecución del mantenimiento según lo establecido en el PME.
10. ¿MANTENIMIENTO PREDICTIVO Y/O PREVENTIVO?
Si el tipo de mantenimiento a realizar es predictivo el procedimiento continúa en la siguiente actividad, de lo contrario continua en la actividad No. 12.
11. ¿NECESITA MODIFICAR ESTRUCTURA DEL COLEGIO?
Si durante la ejecución del mantenimiento se identifica la necesidad de modificar la estructura del colegio por deterioro o inestabilidad por mala ejecución de obras, daños por siniestros, o un requerimiento por Mantenimiento Correctivo el Rector envía a la DCC la solicitud de mantenimiento a través de la Web de la SED en el link habilitado para reportar estos daños. De lo contrario el procedimiento continúa en la actividad No. 13.
12. ¿REQUIERE OTRO TIPO DE MANTENIMIENTO INMEDIATO?
Si se requiere otro tipo de mantenimiento inmediato ocasionados por daños, por siniestros ocasionados por fenómenos de la naturaleza como vendavales, terremotos, inundaciones, deslizamientos, avalanchas etc., que afecte la prestación del servicio en el colegio el procedimiento continua en la siguiente actividad, de lo contrario continua en la actividad No.14
13. ¿REQUIERE ADQUISICIÓN DE BIEN O SERVICIO?
Si durante la ejecución del mantenimiento se determina que es necesario el reemplazo parcial o total de un elemento defectuoso, inútil u obsoleto y/o un servicio continúa en la actividad No.15 de lo contrario continua con la actividad No 16.
14. VISITA A LOS COLEGIOS DISTRITALES DCC-PD-015
Procedimiento predeterminado de la Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos, el procedimiento continúa con la actividad No 16.
15. MANEJO FSE: EJECUCION DE UN GASTO CD-PD-004
Procedimiento Predeterminado de los Colegios Distritales.
16. ELABORA INFORME EVALUATIVO ANUAL PARA ACTUALIZACION DEL PME
La Unidad Operativa del Comité de Mantenimiento elabora el Informe Evaluativo Anual en donde consolida la información y actualiza el nivel de deterioro de los colegios, esta información es insumo para retroalimentar el Plan de Mantenimiento Escolar, con el fin de plantear nuevas estrategias, asignar nuevos roles, y proponer la modificación de procesos, si así se requiere buscando optimizar el plan.
17. TRAMITA ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA
El Rector recopila los informes, planillas de control, solicitudes de material y de presupuestos y mantiene actualizado:
IX. POLITICAS
1. El Mantenimiento preventivo y predictivo tiene la posibilidad de ser programado en el tiempo y por tanto, evaluado económicamente.
2. El colegio distrital debe designar brigadas para llevar a cabo las actividades de mantenimiento y elaborar el plan de trabajo a desarrollar en los siguientes documentos:
2. El colegio distrital debe designar brigadas para llevar a cabo las actividades de mantenimiento y elaborar el plan de trabajo a desarrollar en los siguientes documentos:
Plan Anual de Mantenimiento: En donde se distribuirán a lo largo del año escolar todas las actividades que el comité considere necesarias para llevar a cabo el mantenimiento del plantel.
Planes mensuales: Se distribuyen las actividades detalladas en el Plan Anual correspondiente a ese mes y las que se consideren necesarias (Rector o su delegado).
Plan Semanal: se distribuyen las actividades detalladas en el Plan Mensual correspondiente a esa semana (Encargado de Mantenimiento) y las demás que se consideren necesarias.
3. La Unidad Operativa del Comité de Mantenimiento para la ejecución del mantenimiento tiene en cuenta los siguientes elementos:
Diagnóstico del estado actual de la planta física: Se constituye en el punto de partida del PME de cada uno de los colegios, en el se determinan factores básicos como el tamaño de la planta física escolar y de sus áreas. (Área construida, Área libre) en cuanto a su intensidad de uso, capacidad, tiempo de construcción, sistema constructivo y materiales utilizados.
Inspección: Constatación periódica del estado del edificio para detectar las fallas y deterioros, mediante el reconocimiento de todas las áreas y equipos del edificio, cualquier detección de la necesidad de ejecutar un mantenimiento correctivo o reparación mayor deberá ser reportada a la DCC, quien tiene a su cargo el mantenimiento correctivo, para ser incluido en el banco de proyectos de la SED.
Servicio y Reparación: Ejecución de trabajos menores periódicos tales como trabajos técnico, de salubridad y de seguridad, y definir si los elementos diagnosticados son susceptibles de reparar, sustituir, o modificar.
4. El uso que se dé a los espacios educativos debe ser única y exclusivamente para la función que se les asignó.
5. El Rector debe implementar estrategias de orden y aseo para el buen mantenimiento y funcionamiento del Colegio Distrital.
X. DOCUMENTACION RELACIONADA
Informe evaluativo anual
Ficha M -100
Ficha M -200
Ficha M -300
Ficha M -400
CD-PD-004 Manejo FSE: Ejecución de un gasto
DCC-PD-015 Visitas a los Colegios Distritales
OPP-PD-014 Cálculo y asignación de los Fondos de Reposición
Ficha M -100
Ficha M -200
Ficha M -300
Ficha M -400
CD-PD-004 Manejo FSE: Ejecución de un gasto
DCC-PD-015 Visitas a los Colegios Distritales
OPP-PD-014 Cálculo y asignación de los Fondos de Reposición
VERSION |
FECHA |
RESOLUCION |
RAZON DE LA ACTUALIZACION |
1 |
01/Dic/2008 |
4592 de 01/Dic/2008 |
Adopción |
2 |
19/Oct/2009 |
2488 de 19/Oct/2009 |
Cambio de Versión |
ELABORO |
REVISO |
APROBO |
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